Cómo gestionar tu tiempo y cumplir tus plazos de trabajo

Por: Kathia Cervera

Para algunos, cumplir puntualmente con los plazos de trabajo resulta demasiado complicado. Esto no necesariamente se debe a la capacidad de la persona, sino a la organización óptima de las tareas. Sí, tal vez te suene muy lejano lograr dominar tus tiempos y ser 100% eficiente todo el tiempo, sin embargo, resulta más sencillo de lo que crees. Hoy te dejaremos una lista para gestionar tu tiempo y cumplir tus plazos de trabajo:

• Planifica con tiempo

Seamos sinceros, los bomberazos no pasan todo el tiempo, ¿verdad? Por eso mismo, en un trabajo deberíamos ser capaces de planificar nuestras entregas y tareas para evitar que todo se cruce o encime. Define las metas o pendientes que tienes; recuerda que tener claros tus objetivos te ayudará a mantenerte enfocado en lo que tienes que hacer. Establece tiempos realistas para cada tarea y trata de no sobrecargarte de cosas con tal de cumplir, sé honesto contigo mismo y con los demás. 

• Prioriza tareas

Claro que se puede todo, pero no al mismo tiempo. Léelo las veces que sean necesarias. Una vez que tienes divididas tus tareas, llegó el momento de priorizar las más urgentes. Haz una lista, en orden de importancia, de cada pendiente y comienza a asignar las fechas más cercanas a estas actividades. Hacer esto te ahorrará muchas preocupaciones y, además, te ayudará a organizarte mejor. Si, por alguna razón, en el camino sale algo más importante, replantea tu calendario. Te recomendamos mantener la mente abierta, ser adaptable y estar listo para los cambios. 

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• Toma descansos

Ser productivo no se traduce en trabajar las 8 horas seguidas. Más bien, lo importante es que puedas resolver asuntos puntuales de manera efectiva, sin la necesidad de laborar más de la cuenta. Te recomendamos establecer bloques de tiempo en los que te mantengas enfocado en las tareas, pero que, terminando ese tiempo, puedas tomarte un descanso que te distraiga un poco y te ayude a bajar la presión que, en ocasiones, se genera mientras realizas tus pendientes. Si ya has planificado correctamente y priorizaste tus tareas, seguro no tendrás problema con tomarte unos minutos para respirar cada tanto. Eso sí, cumple con los horarios establecidos para aumentar la productividad y evitar la procrastinación. 

• Usa la tecnología

Aunque tengas buena memoria, a todos nos falla a veces. Tranquilo, no tienes que recordar absolutamente todo y, afortunadamente, hoy en día existen un sinfín de aplicaciones y herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a planificar, agendar, medir y registrar tus tareas. Te recomendamos anotar todo para disminuir el margen de error; apunta fechas de entrega, ponte recordatorios o alarmas, calendariza los días importantes y ten siempre a la mano tus apps de mensajería para mantenerte en constante comunicación con tus colaboradores (claro, durante el horario laboral). Algunas aplicaciones también te permitirán darle seguimiento a las tareas y mantener en el historial todos los cambios, ajustes o novedades que se soliciten. 

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• Delega tareas

Algunas veces necesitarás una mano y es completamente válido. Si tienes claras las tareas y pendientes a entregar, seguro también tendrás en claro qué personas de tu equipo pueden ayudarte a cumplirlas en tiempo y forma. Ojo, esto no quiere decir que pongas a los demás a hacer tu trabajo, sino que distribuyas las responsabilidades de manera equitativa y clara. Al delegar una tarea, también tendrás que dar deadlines que se ajusten a las necesidades de la actividad en cuestión. Asegúrate de darle a tus colaboradores toda la información para que puedan llevar a cabo la asignación y, además, no te olvides de registrar quién quedará encargado de cada cosa. 

• Establece rutinas

Sabemos que hablar de rutinas puede resultar un tanto aburrido, pero en lo que concierne al trabajo, es la mejor manera de generar hábitos positivos que te permitan lograr tus entregas y cumplir los plazos con éxito. Comienza a trabajar en el mismo horario cada día, toma tus breaks siempre a la misma hora, procura bloquear en tu calendario el momento de la comida y respeta los bloques que hayas establecido para cada tarea. Crear una rutina laboral será más beneficioso de lo que piensas, ya que te permitirá tener más orden tanto en tu jornada, como en tu vida personal. 

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Con estos seis sencillos pasos, comenzarás a notar mejoras inmediatas en la gestión de tu tiempo y, sin duda, lograrás cumplir con los plazos establecidos para cada una de tus tareas y obligaciones. Recuerda que la puntualidad es uno de los valores más importantes, pues es clave para la productividad y la eficiencia en cualquier negocio o empresa. Lo mejor de todo, es que puedes propiciar este tipo de actitudes positivas dentro de tu equipo de trabajo, haciendo que el ambiente resulte mucho más agradable y llevadero.